常州易保保安-會(huì)前準(zhǔn)備工作
2022.11.01一、需求確認(rèn)及預(yù)定
進(jìn)行會(huì)務(wù)需求了解時(shí)，針對(duì)本組織可以提供的會(huì)務(wù)服務(wù)內(nèi)容，設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)問卷以引導(dǎo)會(huì)議主辦方更準(zhǔn)確的提出會(huì)務(wù)需求。
對(duì)會(huì)務(wù)需求進(jìn)行書面登記并與會(huì)議主辦方確認(rèn)。
1.客服中心接會(huì)議預(yù)定通知后要詳細(xì)記錄會(huì)議預(yù)定人、會(huì)議時(shí)間、是否需要預(yù)定會(huì)議室、會(huì)議室名稱、會(huì)議室所在位置、參會(huì)人員、會(huì)服人數(shù)、所需茶水、桌簽等相關(guān)服務(wù)需求。
2.如通知人未預(yù)定會(huì)議室，告知預(yù)定會(huì)議室需要聯(lián)系會(huì)議負(fù)責(zé)人預(yù)定，通知人許可后電話通知與會(huì)人員會(huì)議情況、會(huì)議服務(wù)事項(xiàng)；如通知人已預(yù)訂會(huì)議室，客服直接電話通知與會(huì)人員會(huì)議情況、會(huì)議服務(wù)事項(xiàng)。
3.客服中心電話通知客服主管，參會(huì)人會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議服務(wù)員需求、茶水服務(wù)需求、桌簽服務(wù)需求、其它設(shè)備設(shè)施或者特殊需求等，客服主管接通知后及時(shí)做出相應(yīng)會(huì)議服務(wù)安排。
4.客服中心電話通知參會(huì)人會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室名稱、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主持人、會(huì)議內(nèi)容等情況，同時(shí)對(duì)通知時(shí)間、被通知人、是否能到會(huì)等情況做書面記錄。
5.通知完畢后，客服中心及時(shí)將會(huì)議通知結(jié)果電話反饋給會(huì)議通知人，并告知客服主管會(huì)議通知落實(shí)情況。
6.會(huì)議取消需提前2小時(shí)通知客服，客服電話通知的通知與會(huì)人員、客服主管取消會(huì)議的事項(xiàng)。
二、服務(wù)策劃：
根據(jù)確認(rèn)的服務(wù)需求對(duì)會(huì)務(wù)服務(wù)的提供進(jìn)行全面的策劃，形成實(shí)施方案，其中宜包含但不限于以下方面：
1.職責(zé)分工；
2.時(shí)間安排；
3.場(chǎng)地安排；
4.會(huì)務(wù)用品及硬件設(shè)施配備；
5.突發(fā)事件應(yīng)對(duì)措施；
6.會(huì)議秩序及安全等。
三、會(huì)前準(zhǔn)備
將會(huì)務(wù)服務(wù)過程中可能涉及的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以保證每項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容都能在合理范圍內(nèi)滿足經(jīng)確認(rèn)的需求，會(huì)務(wù)服務(wù)中可能涉及的各項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容可包含但不限于以下方面：
1.布置導(dǎo)引；
2.布置簽到；
3.布置橫幅與大背景；
4.檢查會(huì)議用桌、椅，主席臺(tái)布置，座位格局和座次安排；
5.布置臺(tái)布；
6.制作并擺放座席牌；
7.擺放不同類型麥克風(fēng)；
8.擺放花卉；
9.制作與佩戴胸花；
10.提供紙筆；
11.提供毛巾、紙巾；
12.調(diào)試燈光；
13.調(diào)試音響；
14.調(diào)試投影；
15.調(diào)試空調(diào)；
16.準(zhǔn)備茶具（水）；
17.準(zhǔn)備果盤；
18.檢查安全、消防設(shè)施及疏散通道；
19.了解會(huì)議程序及個(gè)性化服務(wù)需求；
20.備用物品：電源轉(zhuǎn)換插座、萬能充電器、插電板等。
四、會(huì)場(chǎng)布置
（一）主席臺(tái)座次排序：
1、原則：
1）前排高于后排：
2）中央高于兩側(cè)：
3）左側(cè)地位高于右側(cè)（以中央位置就坐的人為參照，左右側(cè)指他的左手邊和右手邊位置）：
2、重點(diǎn)說明：
1）以擺放公司領(lǐng)導(dǎo)座簽為例：以下數(shù)字代表職務(wù)的排序，數(shù)字越小職務(wù)越高。同排座次擺放順序要根據(jù)實(shí)際就座人數(shù)而定，人數(shù)用奇數(shù)與偶數(shù)區(qū)別開來。
2）以擺放公司領(lǐng)導(dǎo)座簽為例：以下數(shù)字代表職務(wù)的排序，數(shù)字越小職務(wù)越高。同排座次擺放順序要根據(jù)實(shí)際就座人數(shù)而定，人數(shù)用奇數(shù)與偶數(shù)區(qū)別開來。
當(dāng)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)：先確定主席臺(tái)最中央的位置，職位最高者座簽擺在正中間的位置，然后以他為參照，按照他的左側(cè)高于右側(cè)的標(biāo)準(zhǔn)，左右排序。
當(dāng)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)：先確定主席臺(tái)最中央的位置，職位最高者座簽擺在正中間的位置，然后以他為參照，按照他的左側(cè)高于右側(cè)的標(biāo)準(zhǔn)，左右排序。
當(dāng)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，先確定主席臺(tái)最中央的兩個(gè)人的位置，將1和2的座簽擺在正中間的位置，有兩種擺放方法：
以右為尊：1、2之間的排序?yàn)?在2的右邊，然后把1和2這兩個(gè)位置整體看成一個(gè)中心點(diǎn)，以這個(gè)中心點(diǎn)為參照物，按照它的右側(cè)高于左側(cè)的標(biāo)準(zhǔn)，右左右左排序。
以左為尊：1、2之間的排序?yàn)?在2的左邊。然后把1和2這兩個(gè)位置整體看成一個(gè)中心點(diǎn)，以這個(gè)中心點(diǎn)為參照物，按照它的左側(cè)高于右側(cè)的標(biāo)準(zhǔn)，左右排序。
注明：建議使用以右為尊的方式。
3）報(bào)告會(huì)和聯(lián)席會(huì)：一般采取報(bào)告人或主辦方負(fù)責(zé)人或聯(lián)席各單位負(fù)責(zé)人相間排列的方法。
4）課桌式會(huì)議中場(chǎng)內(nèi)人員座次安排。
有三種方法:
橫排法：按參會(huì)人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右依次橫向排列。
豎排法：按各單位和成員的既定次序或姓氏筆畫，從前至后依次縱向排列。注意正式代表排在前面，職務(wù)高者排在前面。
左右排列法：按參會(huì)人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)排列。
（二）洽談會(huì)議的排序（主方與客方的排序）
1、原則：
1）國(guó)際通行的禮儀是以右為尊，客人應(yīng)在主方的右側(cè)一列，面對(duì)正門一方為上。
2）分兩排對(duì)坐，客方應(yīng)在會(huì)議室進(jìn)門處的右方一列入座。
3）同排左側(cè)地位高于右側(cè)（以中央位置就坐的人為參照，左右側(cè)指他的左手邊和右手邊位置）：
注明：當(dāng)要求雙方桌簽一一對(duì)應(yīng)時(shí)，如果客方是上級(jí)，應(yīng)先擺放客方的桌簽，然后主方根據(jù)其順序擺放。反之亦然。如果客方為外賓，則外賓擺放排序原則為以右為尊。
2、會(huì)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)所需的用品用具擺放規(guī)范
（1）座位牌
宜選擇三角形座位牌，一般長(zhǎng)15～20厘米，寬7.5～10厘米，雙面展示。
座位牌字體格式統(tǒng)一、大小合理。
根據(jù)座次要求安排擺放座位牌。
場(chǎng)合 | 擺放要求 |
貴賓廳 | 距沙發(fā)扶手前緣5～6厘米處擺放 |
圓桌會(huì)議室 | 距麥克風(fēng)右側(cè)3～4厘米、距客人座位桌邊50～60厘米處擺放 |
報(bào)告廳/禮堂 | 擺放靠近麥克風(fēng)右側(cè)3～4厘米、距離客人座位桌邊50～60厘米處擺放 |
（2）麥克風(fēng)
1）擺放要求
對(duì)于有線麥克風(fēng)，麥頭高度距桌面20厘米；鼠標(biāo)有線麥距離桌邊20厘米擺放。
對(duì)于無線麥克風(fēng)（使用麥克風(fēng)架）：高度距離桌面20厘米，麥架距離演講人20厘米。具體擺放要求可參見下圖。
多人使用麥克風(fēng)時(shí)，主持人、主講人或最高領(lǐng)導(dǎo)位置應(yīng)固定擺放一個(gè)麥克風(fēng)。
2）電池管理
對(duì)于無線麥克風(fēng)，每次充電時(shí)間為10～12小時(shí)之間（具體可根據(jù)電池充電計(jì)算公式：電池容量除以充電電流計(jì)算），電池一般使用期限為一年。
電池應(yīng)存放在干燥涼爽的地方。
3）其他
音響關(guān)閉后，方可卸除有線麥克風(fēng)。
無線麥克風(fēng)使用完畢及時(shí)卸除內(nèi)部電池。
（3）記錄紙、筆
記錄紙宜選用80g的A4紙3張；如桌子鋪有桌布，則需要加厚到5張或加寫字板。
記錄筆宜選用HB鉛筆、黑色簽字筆。
會(huì)議資料與記錄紙擺放在一起。宜配備兩支記錄筆，記錄筆擺放在記錄紙的右側(cè)或者記錄紙上，與記錄紙成30度角，筆尖朝前。
（4）飲用水
宜選擇350毫升或550毫升瓶裝飲用水（以下簡(jiǎn)稱“飲用水”）。
飲用水?dāng)[放時(shí)，標(biāo)識(shí)應(yīng)統(tǒng)一面向客人、成直線、靠近茶杯的左側(cè)擺放（無茶杯的，距離客人右側(cè)12~15厘米處擺放）。
貴賓廳擺放飲用水時(shí)宜配放玻璃杯。
